La FNEIJMA recrute un·e assistant·e administratif·ve et de communication
Renseignements liés au contrat de travail
Type de contrat : selon profil : CDD ou CDI (PEC Jeunes / CUI PEC) ou contrat de professionnalisation
Lieu d’exécution du contrat : Paris
Déplacements : Ponctuels et dans le cadre d’évènements organisés par la FNEIJMA
Durée hebdomadaire du contrat : 20 heures
Convention collective appliquée : Spectacle vivant privé
Qualification : employé qualifié groupe 2, échelon 1
Salaire brut : Selon convention collective et profil
Description du poste
Sous la responsabilité de la directrice de la FNEIJMA, l’assistant·e administratif·ve et de communication de la FNEIJMA aura les missions suivantes :
Gestion administrative
- Assurer l’accueil (téléphonique et email), l’orientation des demandes et le cas échéant l’information aux publics de la fédération,
- Organiser les prises de rendez-vous et les déplacements potentiels des membres de l’équipe,
- Assurer la gestion administrative relative au matériel et aux locaux de la fédération (achats de matériel, gestion des contrats courants : ménage, assurance, téléphone, internet, etc.),
- Assurer le suivi et l’archivage des courriers et des dossiers administratifs de la fédération,
- Aider à l’organisation logistique des réunions des instances et des ateliers de partage d’expériences en régions (réservation de salles, sondage agendas, déplacements, accueil des participants, relations avec les fournisseurs, etc.),
- Rédiger les comptes rendus des réunions d’instances et des partages d’expériences de la fédération,
- Assurer l’interface entre la direction et les partenaires et les prestataires externes de la fédération (gestionnaire de paie, médecine du travail, expert-comptable, banque, organismes sociaux, assurance, etc.),
- Assurer la tenue et la mise à jour du fichier des adhérents de la fédération,
- Assurer la tenue et la mise à jour du fichier de participation des adhérents de la fédération,
- Participer à l’observation des adhérents (notamment au lancement et au suivi des enquêtes internes).
Gestion financière et fiscale
- Assurer l’édition, le suivi et la relance des factures,
- Assurer l’édition de l’appel de cotisations des adhérents et des reçus,
- Assurer la saisie comptable et le rapprochement bancaire,
- Mettre en place et gérer des tableaux de bord de suivi des financements,
- Fournir régulièrement des états financiers à la direction pour la mise à jour des budgets prévisionnels,
- Assister la direction dans la gestion des contrats, des paies et des titres restaurant en relation avec le gestionnaire de paie,
- En lien avec la direction, assurer le traitement et le suivi des opérations bancaires.
Communication
En lien avec la chargée de communication de la FNEIJMA :
- Assurer la mise à jour des bases de données et des listes de diffusion (partenaires, institutionnels, médias),
- Participer à la mise à jour des supports et des outils de communication,
- Participer à la communication interne et externe de la fédération (préparation et envoi de newsletters externes et de lettres d’information interne, alimentation et mise à jour du site internet et des réseaux sociaux),
- Participer à la promotion et à la communication des actions de la fédération.
Profil requis
Compétences requises
- Maîtrise de la suite Office, notamment Word et Excel
- Maitrise des outils internet et des réseaux sociaux
- Bonnes qualités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse, excellente orthographe
Savoir-être
- Organisation, rigueur, autonomie, sens de l’écoute et de la communication, capacité de travail en équipe projet et d’adaptation à des tâches polyvalentes, envie de travailler dans le secteur culturel et associatif.
Formation et expérience
- Formation en administration et/ou en communication dans le domaine culturel.
- Ou expérience en administration dans le secteur culturel.
- La connaissance de la filière des musiques actuelles en général ou de la formation aux musiques actuelles est un plus.
Modalités de candidature
Envoi des candidatures (CV + lettre de motivation) par email à l’adresse : recrutement@fneijma.org
Date limite de candidature : 17 janvier 2021
Entretiens : Semaine du 25 janvier 2021
Prise de poste : février 2021