Le CIAM est un centre de formation pour musicien et technicien du spectacle. Crée en 1983, c’est l’un des centres de formation professionnelle dans le champ culturel les plus anciens de France. Il propose des formations initiales et continues et propose également des cours de musique à destination des amateurs.
Le CIAM est adhérent de la FNEIJMA (dont Stéphane ALAUX, le directeur du CIAM est président depuis 2020), du RIM, et des Acteurs de la Compétence. Le CIAM est une association Loi 1901, dirigée par un conseil d’administration.
Descriptif du poste
- L’assistant•e de formation effectue le suivi administratif des formations professionnelles musique.
- Il/Elle réalise l’accueil des différents publics et le suivi des apprenants : accueil et information du public, inscription des participants, gestion et suivi du planning, mise à jour des dossiers des participants.
- Il/Elle assure la gestion logistique des formations dispensées : édition et recueil des documents pédagogiques, réservation de salles.
- Il / elle travaille sous la responsabilité de la direction et des responsables administratifs et pédagogiques.
1. Suivi administratif des prestations de formation
- Production des documents liés aux prestations de formation (bulletins d’inscription, contrats, conventions de formation, convocations, feuilles de présence attestations de formation, certificats)
- Réalisation, suivi et mise à jour des dossiers des personnes en formation
- Saisie d’informations concernant les formations et les apprenants dans des bases de données et logiciels permettant d’assurer la gestion administrative et financière des formations (EOS, Romeo, Kairos…)
- Suivi des apprenants (absences, évaluations) et identification des anomalies
- Information de différents interlocuteurs en cas d’anomalies et traitement des anomalies – Réalisation de bilans des formations réalisées (reporting)
- Vérification et édition des différents documents en aval de la prestation de formation (devis, plan de formation…)
- Classement et archivage des dossiers liés aux formations et aux apprenants
2. Organisation et logistique des prestations de formation
- Réservations et vérification de la disponibilité des différents moyens nécessaires à la réalisation de la prestation (par exemple : salle, matériel, logiciel, documents)
- Vérification de la présence des apprenants et des formateurs
- Suivi du planning des formations
- Suivi de la réalisation des évaluations et relance en cas de non réalisation ou de retard
- Mise en place de la logistique des jurys (par exemple : préparation des salles, du matériel et des documents associés)
- Alerte en cas d’aléas (par exemple : absence de formateurs, indisponibilité des salles de formation ou de matériel) et suivi de la résolution de l’incident
- Suivi et mise à jour de procédures liées à l’organisation administrative des prestations de formation
3. Gestion et coordination des informations liées aux prestations de formation
- Traitement du courrier et des mails
- Recherches d’informations (données financières, réglementaires, administratives, pédagogiques) concernant les formations et les apprenants
- Diffusion et transmission des informations aux clients, à l’équipe pédagogique, aux services supports (reporting)
- Renseignement et mise à jour des fichiers clients
4. Production de documents
- Rédaction de courriers, de mails
- Production de comptes rendus, de rapports d’activités, de tableaux de bord
- Production de devis de formation
- Collecte d’information et constitution de dossier (par exemple : réponse à des appels d’offres, certification, renouvellement d’agrément)
5. Accueil et information des différents interlocuteurs
- Accueil des différents publics (apprenants, clients, financeurs, prescripteurs, entreprises) en face à face et à distance (par exemple : téléphone, mail)
- Information des interlocuteurs externes (apprenants, clients, organismes financeurs, prescripteurs, entreprises) concernant les formations (par exemple: offres de formation, modes de financement) et des interlocuteurs internes
- Envoi de documents concernant les prestations de formations (par exemple: programme de formation, catalogue, documents de présentation des formations)
6. Suivi des apprenants
- Accueil des apprenants
- Suivi et accompagnement « au quotidien » des apprenants
- Informations des apprenants
- Identification des problèmes et difficultés rencontrés par les apprenants
- Traitement des difficultés rencontrées par les apprenants (par exemple : transmission d’information aux interlocuteurs concernés)
Autres informations
- Type de contrat : CDD à temps partiel 24h/semaine
- Salaire : 1327€ brut mensuel + tickets restaurants
- Prise de poste : Dès que possible
- Expérience : Minimum 3 ans
Recrutement
Merci d’envoyer votre candidature (CV + lettre de motivation) par mail à direction@le-ciam.com
Date de limite des candidatures : 24 mars 2023